Hace poco tiempo hemos conocido GTD (Getting Things Done), el método de organización y productividad personal de David Allen http://www.davidco.com y hemos empezado ya a trabajar con algunas de las técnicas que se proponen en dicho método.

El método GTD transforma la sobrecarga personal de tareas en un sistema integral de productividad sin estrés, o lo que es lo mismo, permite recopilar todas las tareas y proyectos de nuestro día a día y gestionarlas de forma que podamos hacerlas todas en su momento exacto y sin agobios.

Existen varias herramientas digitales con las que se puede implementar el GTD, aunque estas no son obligatorias y se puede hacer perfectamente con papel y lápiz aunque es cierto que si nuestro trabajo es principalmente digital será mucho mejor utilizar las herramientas digitales. Las principales herramientas que sirven además para hacer otras muchas otras cosas aparte del GTD, son “Things” para iPhone (http://culturedcode.com/things/) y Evernote (www.evernote.com) que funciona en casi todas las plataformas y es la que utilizamos nosotros para GTD y para todo tipo de organización personal y profesional, apuntar ideas en general, almacenar información, etc. con unos resultados verdaderamente sorprendentes, se puede decir que nuestra vida se divide en un “antes de Evernote” y “después de Evernote”, en serio probadlo si no lo habéis hecho ya. Quién nos lo iba a decir hace unos meses cuando en la Red Innova (www.redinnova.com) asistimos a la conferencia de Phil Libin, CEO de Evernote y todavía no utilizábamos su herramienta.

Los orígenes del GTD se remontan a 1983 cuando David Allen impartió un seminario de productividad para ejecutivos y con el paso de los años ha ido desarrollando el método hasta convertirse hoy en un método reconocido como un estándar en la gestión y la productividad personal y profesional que utilizan numerosas personas y empresas de todo el planeta.

El GTD es un método excepcional para gestionar compromisos, información, comunicación e ideas.

En este enlace se puede ver una presentación audiovisual de introducción al método GTD realizada por Alberto Pena:
Screencast #3: GTD Fácil (1ª Parte): http://vimeo.com/3799373

Muy resumidamente, el método GTD consiste en “Recopilar”, “Procesar”, “Organizar” y “Revisar”.

Recopilar:
Proceso de captura de ideas, todo llega al “Inbox”.

Procesar:
Sacamos las cosas del Inbox, asignamos prioridad y vamos repartiendo en carpetas dependiendo del tipo de acción que requieran las tareas, en este momento, si podemos hacer algo en menos de 2 minutos que tenga por resultado terminar algo, mejor hacerlo y dar por cerrada esa tarea de la cual nos olvidamos ya permanentemente.

Organizar:
Las carpetas en las que organizamos (digitales, carpetas de papel, cajas, postit, etc.) tienen por nombres y funciones “Próximo” en ella introducimos las cosas que se tienen que hacer de manera más inmediata, “Proyecto” son las cosas que tenemos que hacer en algún momento, “En espera” son cosas que dependen de otra persona o circustancia para realizarse y “Algún día” que es la carpeta donde metemos las cosas que menos prioridad tienen y de las que no tenemos que preocuparnos, ya se harán en algún momento aunque no sea cercano.

Revisar:
Hay que entrar en la aplicación informática o en las cajas con notas de papel o en las carpetas o revisar los postit y chequearlos de manera periódica para comprobar el estado de nuestras tareas y ver si pueden ser susceptibles de cambiar de carpeta porque hayan podido pasar a otro estado. Reprocesamos y vamos cambiando las tareas de carpeta a medida que vamos haciendo cosas, es la clave del método.

Tenéis más información sobre el método GTD Getting Things Done y sobre productividad personal en las siguientes direcciones web:

http://thinkwasabi.com : web y blog de Alberto (Berto) Pena.

http://canasto.es : web y blog de Jeroen Sangers.

El libro de David Allen “Getting Things Done, The Art of Stress-Free Productivity”, en España se tradujo por “Organízate con eficacia, máxima productividad sin estrés”.

Libro de David Allen en inglés “Getting Things Done, The Art of Stress-Free Productivity”:
http://www.amazon.com/Getting-Things-Done-Stress-Free-Productivity/dp/0142000280

Libro de David Allen “Organízate con eficacia, máxima productividad sin estrés”: http://www.casadellibro.com/libro-organizate-con-eficacia-maxima-productividad-personal-sin-estres-nddsc/9788495787163/854388

Libro de David Allen “Haz que funcione”: http://www.casadellibro.com/libro-haz-que-funcione/9788492414550/1828234

Libro de David Allen “Sé más eficaz: 52 claves para mejorar tu productividad en la vida y en el trabajo”: http://www.casadellibro.com/libro-se-mas-eficaz-52-claves-para-mejorar-tu-productividad-en-la-vida-y-el-trabajo/9788492414185/1684998

Libro de Alberto Pena “Gestiona mejor tu vida” http://www.casadellibro.com/libro-gestiona-mejor-tu-vida-claves-y-habitos-para-ser-mas-productivo/9788492654154/1486821